如何掃描收據並自動建立開支

收據鞋盒已是 2010 年的做法。透過 Cheery ERP 的收據 OCR，拍張照片，系統便會自動提取供應商、金額、日期及項目明細。

步驟 1：開啟收據上傳

前往 Accounting → Receipts 並點擊 Upload Receipt，或使用 AI 對話：

I have a receipt to upload

步驟 2：拍攝或上傳

• 流動裝置：直接使用手機相機
• 桌面電腦：上傳照片或 PDF（Uber 收據、Gmail PDF、掃描圖像）

支援格式：JPG、PNG、PDF（最大 25MB）

步驟 3：等待 OCR 處理

收據進入處理佇列，你會看到：

OCR Status: Processing...

大多數收據需 5–15 秒。PDF 收據（如 Uber 或 Deliveroo）處理更快，因為文字已是數碼格式。

步驟 4：檢視提取資料

系統顯示識別結果：

Vendor: Din Tai Fung
Date: August 5, 2026
Amount: HK$450.00
Currency: HKD
Category: Meals & Entertainment
Confidence: 94%

Line Items:
  - Dim Sum Lunch × 4 = $320
  - Tea × 2 = $60
  - Service Charge (10%) = $38
  - Others = $32

步驟 5：確認或修正

若資料正確，點擊 Confirm。若 OCR 有誤（例如供應商名稱），直接編輯即可。

系統會：

• 對應至正確開支科目（Meals & Entertainment）
• 連結至會計科目表
• 在審計追蹤中記錄收據

步驟 6：附加至開支報告（可選）

Add this receipt to my August expense report

或手動前往 Accounting → Expenses 連結收據。

專業提示

• 批量上傳：一次上傳 10 張收據 — 並行處理
• 電郵收據：將收據電郵轉寄至 receipts@yourcompany.com — IMAP 工作程式自動匯入
• 低置信度：OCR 置信度低於 70% 時，系統標記供人手覆核
• 重複偵測：以校驗碼偵測重複上傳並發出警告

接下來會發生什麼

• 收據儲存於文件管理系統（DMS）
• 開支記錄於總帳
• 即時可用於財務報表
• 完整審計追蹤（上傳者、時間、OCR 置信度）

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